オフィス移転に不可欠な「移転計画書」と「費用」｜大阪の貸事務所(賃貸事務所)なら『賃貸オフィスサービス』

オフィス移転に不可欠な「移転計画書」と「費用」

オフィス移転は、規模によってかかる年月も変わってきます。
大規模なオフィス移転になると、検討開始からオフィス移転完了まで3年が経過する場合もあります。

スムーズにオフィス移転を行うためにも、大まかな手順やスケジュールを前もって把握しておきましょう。

オフィス移転検討開始

オフィス移転の8～12ヶ月前には、オフィス移転について検討を始めるようにしましょう。
その際は、今現在のオフィスに関する問題点を洗い出すことが大切です。

どのような面に不便を感じオフィス移転をするのか、それらをリストアップし解決することでオフィス移転の目的も明確になってきます。
より広い空間が必要、セキュリティを強化したい、賃料を下げたい、など目的がハッキリすることで、物件を絞り込みやすくなります。

さらに目的を突き詰めることも欠かせません。
より広い空間なら共有スペースが今後必要なのか、個人のデスクを広くする必要があるのか、といったように具体的に絞り込んでいくようにしましょう。

移転計画書を作る

移転希望日の7～8ヶ月前になったら、移転計画書を作る時期となります。

オフィス移転には欠かせない施工工事が多くあるため、移転計画書が必須です。
電気工事や内装工事、電話工事やLAN工事などは専門会社に依頼します。
廃棄処分品が出るようであれば、廃棄処理業者へ依頼しましょう。
このような打ち合わせやスケジュールを調整し、オフィス移転希望日まで大まかな移転計画書を作ります。

また、オフィス移転先がだいたい決まってきたら現在のオフィスビルへ解約予告をしましょう。
一般的な時期は6ヶ月前とされていますが、新しいオフィスと現在のオフィスの家賃を二重に支払う事態を避けるためにも、契約書で契約内容を確認しておくことが大切です。

移転プロジェクトチームで細かい予定を

オフィス移転希望日まで6ヶ月を切ったら、移転プロジェクトチームを結成してより具体的なスケジュールを組むようにしましょう。

各部署で移転責任者を決める、担当で役割分担をする、当日どのような手順で行うか、といったスケジュールを組むことでスムーズなオフィス移転が可能になります。

忘れてはいけない費用

オフィス移転には、新しいオフィスの契約費用や、施工工事に関わる費用、引っ越し費用などさまざまな面で費用が必要となるでしょう。
一般的に、オフィス移転費用は1坪あたり20万～40万円とも言われていますが、これでは金額が定まりにくいですよね。
そこでオフィス移転にかかる費用の目安をお伝えします。

■敷金(保証金・礼金)…オフィス賃料の約6～12ヶ月分
■電気・電話・LAN配線工事…1坪あたり約1～2万円
■引っ越し費用…1人あたり約3万円
■廃棄費用…4トン車1台分で約15万円

ただしこれらはあくまでも一般的な数字であり、オフィス移転の際には想定外の費用が必ずといっていいほど発生します。
余裕をもって費用を用意するようにしましょう。

また、オフィス移転の際に忘れてはいけないのが原状回復工事です。
期限に間に合わない場合は、ペナルティーを科されることもあるため内装業者選びも慎重に行って下さい。

オフィス移転は企業が成長をするうえで避けて通れないポイントです。
どのような点が大切かを事前に把握し、オフィス移転に臨みましょう。